E-Rechnung: ZUGFeRD? XRechnung?

Elektronische Rechnungspflicht

+++ Neuigkeiten und Informationen zur E-Rechnung +++

+++ Die E-Rechnung bekommt kräftig Schub +++

Im Rahmen einer Unternehmensbefragung stellte der Digitalverband Bitkom einen Anstieg bei der Nutzung und Versendung von E-Rechnungen fest. Gleichwohl wird im Pressebericht vom 21.09.2021 auch auf das Potenzial hingewiesen sowie die immer noch weite Verbreitung und hohe Prozentanateil an unstrukturierten Rechnungsformaten betont. Hintergründe können auch mangelndes Verständnis sein. Deshalb wird hier (nochmal) für alle Webseitenbesucher auf grundlegende Informationen zur E-Rechnung eingegangen:

Seit 27. November 2020 müssen alle Lieferanten und Dienstleister des Bundes Rechnungen elektronisch und in einem bestimmten Format einreichen und somit eine durchgehend digitale Bearbeitung ermöglichen. Eine Rechnung als PDF Datei oder ähnliches Format ist aber keine E-Rechnung, das sie nicht die gesetzliche Anforderungen erfüllt. Eine E-Rechnung muss neben dem elektronisch Übermittlung und Empfangen auch medienbruchfrei und automatisier sein. Die Inhalte werden in einem strukturierter und maschinenlesbarer Datensatz dargestellt.

In Deutschland gibt es aktuell zwei Standardformate für E-Rechnungen: ZUGFeRD und XRechnung in der jeweils gültigen Fassung. Beide Formate sind mit der europäischen Norm EN16931 kompatibel.

XRechnung: Das E-Rechnungsformat wurde von der öffentlichen Verwaltung in Deutschland als Standard für E-Rechnungen geschaffen. “Als reines Datenformat konzipiert, ermöglicht XRechnung, dass Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme importiert werden können. Der strukturierte XML-Datensatz dient somit in erster Linie der maschinellen Lesbarkeit.” heißt es auf der offiziellen Seite des Bundes (https://www.e-rechnung-bund.de/)

ZUGFeRD: wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) erarbeitet. Es ist ein branchenübergreifendes hybrides Datenformat, da es in einer PDF-Datei (im PDF/A-Format) die angeforderter strukturierten Rechnungsdaten über eine XML-Datei integriert. Die PDF kann per E-Mail versendet und vom Empfänger über einen entsprechenden Standard-PDF-Reader geöffnet und gelesen werden. Somit gibt es sowohl eine sichtbare Darstellung der Rechnung für den Menschen, als auch eine maschinenlesbar Komponente.


+++ OSD-Software unterstützt die Erstellung und Bearbeitung +++

Kunden der OS Datensysteme haben seit der Version 11.1.1 die Möglichkeit auf die elektronische Rechnung umzusteigen, um dadurch Zeit sowie Kosten zu sparen und zusätzlich umweltfreundlicher zu arbeiten.
Im Modul OSD-Kundenauftragsabwicklung kann eine erstellte Rechnung in beiden Formaten (ZUGFeRD und XRechnung) erzeugt und per E-Mail versendet werden. Zur Unterstützung unserer Anwender, steht im OSD-Kundenbereich ein Leitfaden über Erstellung der E-Rechnung im OSD-Programm, zur Verfügung.

Obendrauf soll mit diesem Video (TOPF Webinar-Ausschnitt*) noch weiteren Informationsbedarf entgegengekommen werden.

*Webinar von Topf Baubeschläge (Partner OSD-WEB-Service) zum Thema Webschnittstelle, Bestellpool und E-Rechnung.

Hier kommen Sie zum >> kompletten Video des YouTube Kanals Topf1835  (“Webinar OS-Datensystem Schnittstelle zum TOPF Shop & ZUGFeRD”)

Presseinformation 21.09.2021:  Umfrage Bitkom

In einer aktueller Umfrage von Bitkom wird positiv bemerkt, dass E-Rechnungen in der Breite gut ankommen und vor allem kleine Unternehmen verstärkt darauf setzen. In der aktuellen Pressinformation heißt es wie folgt: “Die elektronische Rechnung kommt in Deutschland immer schneller voran. Inzwischen versenden 4 von 10 Unternehmen (43 Prozent) E-Rechnungen.”*
Im aktuellen Bericht wird allerdings auch auf das noch offene Potenzial hingewiesen und Praxishilfen sowie Referenzprojekte  zur Unterstützung veröffentlicht.

*(Quelle: https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Elektronische-Rechnungen-in-der-Breite)