Weitere Datenschutzhinweise

Allgemeines
Der Schutz personenbezogener Daten hat für die OS Datensysteme GmbH einen besonderen Stellenwert. Daher verarbeiten wir personenbezogene Daten nur im Einklang mit den geltenden rechtlichen Bestimmungen und stellen durch technische und organisatorische Maßnahmen die Einhaltung der Datenschutzvorschriften sicher.
Diese Informationen erläutern in präziser, transparenter und verständlicher Form, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten und welche Rechte betroffenen Personen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zustehen.

Informationen gemäß Art. 13 (Direkterhebung), Art. 14 (Dritterhebung) und Art. 21 (Widerspruchsrecht) der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Im Zusammenhang mit der Anbahnung und Erbringung unserer Dienstleistungen, insbesondere Beratung, Vertrieb, Vertragsdurchführung, Implementierung, Support, Wartung, Schulungen und Abrechnung, sowie im Rahmen von Bewerbungs- und Beschäftigungsverhältnissen verarbeiten wir personenbezogene Daten.
Diese Hinweise betreffen ausschließlich Verarbeitungsvorgänge, bei denen die OS Datensysteme GmbH Verantwortliche ist. Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag unserer Kunden verarbeiten, ist grundsätzlich der jeweilige Kunde Verantwortlicher; ergänzend gelten die mit ihm vereinbarten Regelungen zur Auftragsverarbeitung.

1. Angaben zum Verantwortlichen:
   Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

OS Datensysteme GmbH
Pforzheimer Straße 128b
76275 Ettlingen

Telefon: +49 (0)7243 509-0
E-Mail: datenschutz@osd.de

Internet: www.osd.de
Geschäftsführer: Dr. André Rasquin, Christian Mieth

2. Angaben zum Datenschutzbeauftragten:
   Unseren externen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Creditreform Compliance Services GmbH
Hammfelddamm 13
D-41460 Neuss
Telefon: 02131 / 109 1072
E-Mail: datenschutz@osd.de

3. Angaben zur Aufsichtsbehörde

Für die OS Datensysteme GmbH zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Heilbronner Straße 35
70191 Stuttgart
Postanschrift: Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart
Telefon: 0711 / 615541-0
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Internet: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken auf den jeweils genannten Rechtsgrundlagen:
• Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DS-GVO): Dies umfasst insbesondere Beratung und Angebotserstellung, Vertragsschluss, Bereitstellung und Implementierung unserer Software, Support und Wartung, Schulungen, Abrechnung sowie Gewährleistung und vertragliche Nachbetreuung.
• Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DS-GVO): Wir verarbeiten Daten, soweit dies zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, zur Verhinderung und Aufklärung von Missbrauch oder Straftaten im rechtlich zulässigen Umfang, zur Geltendmachung und Verteidigung von Rechtsansprüchen, zur Wahrung des Hausrechts, zur Aktualisierung von Kunden- und Vertragspartnerdaten, zur Pflege der Geschäftsbeziehung und Verbesserung unseres Service oder zur Direktwerbung gegenüber Bestandskunden erforderlich ist. Unsere berechtigten Interessen bestehen hierbei insbesondere im sicheren und wirtschaftlichen Betrieb unseres Unternehmens, im Schutz unseres Eigentums und unserer Rechtspositionen sowie in der Kundenpflege und Vermarktung unserer Leistungen. Eine Verarbeitung erfolgt nur, soweit die Erforderlichkeit gegeben ist und keine überwiegenden Interessen, Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Person entgegenstehen.

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DS-GVO): Soweit Sie uns eine Einwilligung für einen bestimmten Zweck erteilt haben, verarbeiten wir Ihre Daten im Umfang dieser Einwilligung, etwa für werbliche Kommunikation, soweit hierfür eine Einwilligung erforderlich ist.
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DS-GVO): Wir verarbeiten Daten zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten nach § 257 HGB und § 147 AO sowie gesetzlicher Auskunfts- und Meldepflichten.
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Soweit wir besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten, erfolgt dies nur auf einer einschlägigen Rechtsgrundlage, insbesondere aufgrund einer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DS-GVO), zur Erfüllung arbeits- und sozialrechtlicher Rechte und Pflichten (Art. 9 Abs. 2 Buchst. b DS-GVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG) oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 9 Abs. 2 Buchst. f DS-GVO).

5. Kategorien personenbezogener Daten bei Erhebung aus anderen Quellen

Soweit wir personenbezogene Daten nicht unmittelbar bei Ihnen erheben, verarbeiten wir insbesondere folgende Kategorien:
• Stamm- und Kontaktdaten (z. B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Funktion und Unternehmen)
• Vertrags-, Projekt- und Kommunikationsdaten (z. B. Kunden- oder Vertragsnummer, angefragte bzw. bezogene Leistungen und Korrespondenz)
• Zahlungs- und Bonitätsdaten (z. B. Zahlungsverhalten, Bonitätsauskünfte oder Scorewerte)

6. Quellen, aus denen personenbezogene Daten stammen

Personenbezogene Daten können wir insbesondere aus folgenden Quellen erhalten:
• Wirtschaftsauskunfteien: Zahlungs- und Bonitätsdaten
• Vertriebs- und Fachhandelspartner: Stamm-, Kontakt- und Vertragsanbahnungsdaten
• Kunden und sonstige Geschäftspartner: Stamm-, Kontakt-, Vertrags-, Projekt- und Kommunikationsdaten ihrer Ansprechpersonen
• Öffentlich zugängliche Quellen, insbesondere Unternehmenswebseiten und öffentliche Register: Stamm-, Kontakt- und Funktionsdaten, soweit deren Erhebung für den jeweiligen Zweck erforderlich ist

7. Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Innerhalb der OS Datensysteme GmbH erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Externe Dienstleister werden, soweit sie als Auftragsverarbeiter tätig werden, nach Art. 28 DS-GVO vertraglich gebunden und nur nach Maßgabe unserer Weisungen eingesetzt.

Personenbezogene Daten können, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich und rechtlich zulässig ist, insbesondere an folgende Empfängerkategorien übermittelt werden:
• IT-, Hosting-, Cloud-, Telekommunikations-, Support-, Wartungs-, CRM- und Kommunikationsdienstleister
• Verbundene Unternehmen der Craftview-Gruppe, soweit sie zentrale Verwaltungs-, IT-, Vertriebs- oder Personaldienstleistungen erbringen
• Zahlungsdienstleister und Kreditinstitute sowie Post-, Paket-, Veranstaltungs- und Schulungspartner
• Inkassounternehmen, Rechtsanwaltskanzleien, Steuerberatungen, Wirtschaftsprüfungen und Versicherungen
• Behörden, Gerichte und sonstige öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung oder Befugnis zur Übermittlung besteht
• Weitere Dritte, wenn Sie eingewilligt haben oder eine andere Rechtsgrundlage die Übermittlung gestattet

8. Übermittlungen in Drittländer oder an internationale Organisationen

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Empfänger in Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums oder an internationale Organisationen findet derzeit grundsätzlich nicht statt. Soweit eine solche Übermittlung künftig oder im Einzelfall erforderlich wird, erfolgt sie nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses nach Art. 45 DS-GVO oder geeigneter Garantien nach Art. 46 DS-GVO, insbesondere der EU-Standardvertragsklauseln, gegebenenfalls in Verbindung mit ergänzenden Schutzmaßnahmen. Informationen zur konkreten Übermittlungsgrundlage und dazu, wie Sie eine Kopie der Garantien erhalten können, stellen wir Ihnen über die oben genannten Kontaktwege zur Verfügung.

9. Speicherdauer bzw. Kriterien für deren Festlegung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist und eine Rechtsgrundlage besteht. Insbesondere gelten folgende Kriterien:
• Vertrags-, Buchungs- und Abrechnungsdaten speichern wir für die Dauer der Geschäftsbeziehung und anschließend entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, insbesondere nach § 257 HGB und § 147 AO; diese betragen regelmäßig sechs, acht oder zehn Jahre.
• Daten, die zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen erforderlich sind, speichern wir bis zum Ablauf der einschlägigen Verjährungsfristen; die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre ab dem Ende des Jahres (§§ 195, 199 BGB), kann im Einzelfall aber länger sein.
• Daten erfolgloser Bewerberinnen und Bewerber löschen wir grundsätzlich sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, sofern keine Einwilligung oder gesetzliche Pflicht eine längere Speicherung rechtfertigt.
• Auf einer Einwilligung beruhende Daten verarbeiten wir bis zum Widerruf, soweit keine andere Rechtsgrundlage oder Aufbewahrungspflicht fortbesteht.
• Daten für Direktwerbung verarbeiten wir bis zu Ihrem Widerspruch oder bis der Werbezweck entfällt. Erforderliche Sperrvermerke können wir anschließend auf Grundlage unseres berechtigten Interesses speichern, um Ihren Widerspruch dauerhaft zu beachten.
Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks und Ablauf einschlägiger Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

10. Rechte der betroffenen Personen

Ihnen stehen bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu:

• Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten nach Art. 15 DS-GVO
  • Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten nach Art. 16 DS-GVO
  • Löschung Ihrer Daten nach Art. 17 DS-GVO, soweit keine Ausnahme nach Art. 17 Abs. 3 DS-GVO greift
  • Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO
  • Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DS-GVO bei automatisierter Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags; soweit technisch machbar, können Sie auch die direkte Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen, sofern Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigt werden

11. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO
    Widerspruch aus Gründen Ihrer besonderen Situation: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, wenn diese auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DS-GVO beruht; dies gilt auch für ein darauf gestütztes Profiling. Wir verarbeiten die betreffenden Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir weisen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nach, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
    Widerspruch gegen Direktwerbung: Der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen; dies gilt auch für Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Nach Ihrem Widerspruch werden Ihre Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.
    Sie können Ihren Widerspruch postalisch an OS Datensysteme GmbH, Pforzheimer Straße 128b, 76275 Ettlingen, oder per E-Mail an datenschutz@osd.de richten.
12. Widerrufsrecht bei Einwilligungen

Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf auf Grundlage der Einwilligung erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt. Den Widerruf können Sie postalisch an OS Datensysteme GmbH, Pforzheimer Straße 128b, 76275 Ettlingen, oder per E-Mail an datenschutz@osd.de richten. Hierfür entstehen Ihnen keine anderen als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen.

13. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Die Kontaktdaten der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde finden Sie unter Ziffer 3.

14. Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Sie müssen nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für den Abschluss und die Durchführung eines Vertrags erforderlich sind. Erforderliche Angaben kennzeichnen wir entsprechend. Ohne diese Daten kann der Vertrag gegebenenfalls nicht geschlossen oder durchgeführt bzw. die angefragte Leistung nicht erbracht werden.

Im Rahmen einer Bewerbung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und die Eignungsbeurteilung erforderlich sind. Ohne diese Daten können wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen und keine Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses treffen.

15. Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung einschließlich Profiling, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 Abs. 1 DS-GVO), findet bei der OS Datensysteme GmbH nicht statt.

Stand: August 2026