Präambel
Die nachstehenden Regelungen gelten für alle Verträge und Vertragsbeziehungen, in deren Rahmen die OSD Datensysteme GmbH („OSD“) personenbezogene Daten auf Weisung des Kunden verarbeitet (Auftragsverarbeitung). Diese Reglungen konkretisieren die wechselseitigen datenschutzrechtlichen Verpflichtungen, die sich aus dem gem. Art. 28 DS-GVO erforderlichen Mindestinhalt von Verträgen über die Auftragsverarbeitung ergeben. Sie findet Anwendung auch auf sämtliche Tätigkeiten, bei denen durch OSD beauftragte und vom Kunden genehmigte Unterauftragnehmer (Subunternehmer) personenbezogene Daten des Kunden verarbeiten oder mit diesen in Berührung kommen könnten.
1 Gegenstand und Dauer der Verarbeitung
1.1 Gegenstand
Gegenstand dieses Vertrages zur Auftragsverarbeitung (nachstehend „AVV“ genannt) ist die ordnungsgemäße Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers im Rahmen der Regelungen des Art. 28 DSGVO in Bezug auf die vom Auftragnehmer gelieferten und zu liefernde Produkte und erbrachte und noch zu erbringende Dienstleistungen.
Grundsätzlich obliegen die Rechte und Pflichten aus der Datenschutz-Grundverordnung dem Auftraggeber, wodurch der Auftragnehmer die Verarbeitung der Daten nur im Rahmen dieses AVV vornimmt.
Die verantwortliche Stelle ist und bleibt der Auftraggeber, der personenbezogene Daten für sich selbst erhebt, verarbeitet oder nutzt oder dies durch den Auftragnehmer im Auftrag im Rahmen dieses AVV vornehmen lässt.
1.2 Dauer
Der AVV entspricht der Laufzeit der Leistungsvereinbarung.
2 Art und Zweck der Verarbeitung, Art der personenbezogenen Daten und Kategorien der betroffenen Personen
Art und Zweck der vorgesehenen Verarbeitung, die verwendete Art der personenbezogenen Daten sowie die Übersicht der Kategorien betroffener Personen sind der Anlage 1 zum AVV zu entnehmen.
Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und erfolgt nur, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Dies ist z.B. durch entsprechende Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission gegeben (Art. 45 Abs. 3 DSGVO).
3 Technische und organisatorische Maßnahmen
Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur Verfügung zu stellen. Die dokumentierten Maßnahmen sind Grundlage des Auftrags und der Anlage 2 zum AVV zu entnehmen.
Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gemäß Art. 28 Abs. 3 c, 32 DSGVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DSGVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DSGVO zu berücksichtigen.
Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der
Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.
4 Wahrung der Vertraulichkeit
Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die datenschutzrechtliche Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Auftragnehmer und jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten – einschließlich der in diesem AVV eingeräumten Befugnisse – es sei denn, dass gesetzliche Vorschriften vorliegen, die zur Verarbeitung der Daten verpflichten.
5 Unterauftragsverhältnisse (weitere Auftragsverarbeiter)
Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung gehören keine Nebenleistungen, die der Auftragnehmer z.B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/ Transportdienstleistungen, Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt.
Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme Kontrollmaßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers zu ergreifen.
Mit der Hinzuziehung von verbundenen und fremden Unternehmen durch den Auftragnehmer zur Erbringung der Leistungsvereinbarung (also für den Zweck wie in Abschnitt 2 beschrieben) ist der Auftraggeber einverstanden. Dem Auftragnehmer wird in diesem Zusammenhang die Einschaltung der in Anlage 3 zum AVV genannten Unterauftragnehmer gestattet.
Der Auftragnehmer versichert, dass er seine Unterauftragnehmer sorgfältig und gewissenhaft ausgewählt hat und zukünftige Unterauftragnehmer entsprechend auswählen wird, sodass deren Einsatz die ordnungsgemäße Vertragsdurchführung im Verhältnis zum Auftraggeber nicht beeinträchtigt. Insbesondere stellt er durch geeignete vertragliche Regelungen und entsprechende Unterauftragsverarbeitungsverträge sicher, dass der Unterauftragnehmer die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten getroffen hat.
Erteilt der Auftragnehmer Aufträge an weitere Auftragsverarbeiter, so obliegt es dem Auftragnehmer, seine datenschutzrechtlichen Pflichten aus diesem AVV auf den weiteren Auftragsverarbeiter zu übertragen.
Eine weitere Auslagerung von personenbezogenen Daten auf Unterauftragnehmer ist zulässig, sofern der Auftragnehmer den Auftraggeber vorab informiert, der Auftraggeber nicht innerhalb von 4 Wochen gegenüber dem Auftragnehmer Einspruch gegen die geplante Auslagerung erhebt und eine vertragliche Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2-4 DSGVO zugrunde gelegt wird.
6 Kontrollrechte des Auftraggebers
Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer, Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieses AVV durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.
Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DSGVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.
Als Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann der Auftragnehmer auch Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutz-/Qualitätsauditoren) oder eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit vorlegen.
Soweit dem Auftragnehmer für die Ermöglichung von Kontrollen durch den Auftraggeber Aufwände entstehen, die über einen Tag im Kalenderjahr hinausgehen, kann er hierfür eine angemessene Vergütung verlangen.
7 Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers
Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche
Pflichten gemäß Art. 28 bis 33 DSGVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:
a) Schriftliche Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, der seine Tätigkeit gemäß Art. 38 und 39 DSGVO ausübt. Dessen jeweils aktuelle Kontaktdaten sind auf der Homepage des Auftragnehmers leicht zugänglich hinterlegt.
b) Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 b, 29, 32 Abs. 4 DSGVO.
c) Der Auftraggeber ist zur Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 c, 32 DSGVO verpflichtet.
d) Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.
e) Die unverzügliche Information des Auftraggebers erfolgt durch den Auftragnehmer über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.
f) Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen.
g) Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.
h) Der Auftragnehmer erfüllt die Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse.
8 Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers
Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber außerdem bei der Einhaltung der in den Art. 32 bis 36 der DSGVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorherige Konsultationen.
Hierzu gehören u.a.
a) die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen (Abschnitt 3), die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen;
b) die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden;
c) die Verpflichtung, den Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen;
d) die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung;
e) die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit den Aufsichtsbehörden.
9 Weisungsbefugnis des Auftraggebers
Seine mündlichen Weisungen bestätigt der Auftraggeber gegenüber dem Auftragnehmer unverzüglich zumindest in Textform.
Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.
10 Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten
Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien. soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.
Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, nach Wahl des Auftraggebers datenschutzgerecht zu vernichten oder zurückzugeben. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial.
Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.
11 Berichtigung, Einschränkung und Löschung der Daten
Der Auftragnehmer darf die Daten entsprechend der getroffenen vertraglichen Vereinbarung die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach Weisung des Auftraggebers verarbeiten (berichtigen, löschen, sperren etc.).
Den entsprechenden Weisungen des Auftraggebers wird der Auftragnehmer jederzeit und auch über die Beendigung dieses AVV hinaus Folge leisten.
12 Haftung
Die Haftung der Parteien richtet sich nach Art 82 DSGVO. Etwaige Haftungsregelungen in der Leistungsvereinbarung bleiben hiervon unberührt.
13 Formerfordernis
Änderungen und Ergänzungen dieses AVV und aller seiner Bestandteile – einschließlich etwaiger Zusicherungen des Auftragnehmers – sind gemäß der DSGVO schriftlich abzufassen. Dies kann jedoch auch in einem elektronischen Format erfolgen. Weiter ist der ausdrückliche Hinweis darauf erforderlich, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung der Bedingungen dieses Vertrags handelt.
14 Beginn des Vertrags
Dieser Vertrag beginnt mit Bestätigung des Vertragsschlusses durch den Auftragnehmer. Die Annahme/Bestätigung des Vertragsschlusses durch den Auftragnehmer kann in einem elektronischen Format erfolgen.
15 Verweise auf die DSGVO
Alle in diesem AVV enthaltenen Verweise auf die DSGVO gelten für die DSGVO in ihrer jeweils aktuellen Fassung bzw. etwaige Nachfolgeregelungen. In diesem Vertrag verwendete Begriffe sind entsprechend ihrer Definition in der DSGVO zu verstehen.
16 Sonstiges
Vereinbarungen zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie Kontroll- und Prüfungsunterlagen (ggf. auch zu Subunternehmen) sind von beiden Vertragspartnern für ihre Geltungsdauer und anschließend noch für drei volle Kalenderjahre aufzubewahren, mindestens aber solange die gesetzliche Aufbewahrungsfrist gültig ist.
17 Schlussbestimmungen
Sollte das Eigentum des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Maßnahmen Dritter (wie Pfändung oder Beschlagnahme), durch ein Insolvenzverfahren oder durch sonstige Ereignisse gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu informieren. Der Auftragnehmer wird die Gläubiger über die Tatsache, dass es sich um Daten handelt, die im Auftrag verarbeitet werden, unverzüglich informieren.
Mit dem Abschluss dieses Vertrages werden alle zwischen den Vertragsparteien im Hinblick auf die datenschutzrechtliche Grundlage der Auftragsverarbeitung bisher geltenden Vereinbarungen nebst Nachträgen und Ergänzungen aufgehoben. Diese Vereinbarung ersetzt vollständig alle insoweit bisher geltenden Vereinbarungen in Bezug auf die datenschutzrechtliche Grundlage der Auftragsverarbeitung.
Es gilt deutsches Recht.
18 Salvatorische Klausel
Sollten sich einzelne Bestimmungen dieses Vertrags als ungültig erweisen, so wird hierdurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Die ungültige Bestimmung ist durch eine solche Regelung zu ersetzen, die die Parteien getroffen hätten, hätten sie bei Abschluss des AVV an die Ungültigkeit des jeweiligen Punktes gedacht. Soweit dieser AVV eine unbewusste Regelungslücke enthält, ist diese durch eine solche Regelung zu ersetzen, die die Parteien getroffen hätten, hätten sie bei Abschluss des Vertrags an die Regelungsbedürftigkeit des jeweiligen Punktes gedacht.
Stand: Februar 2024