Büroorganisation

Kundenauftragsabwicklung

Zentrales Element Ihrer Büroorganisation

Übersicht

  • Angebote, Auftragsabwicklung
  • Verschiedene Rechnungsarten
  • Gutschriften / Rechnungskorrekturen
  • Überweisungen, Lastschriftverfahren
  • Wiedervorlage, Terminverwaltung
  • Belegauswertung
  • Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung, zu Handwerkerportalen etc.

Beschreibung

Ein zentrales Element bei der täglichen Büroorganisation stellt das Modul OSD-Kundenauftragsabwicklung dar.

Die OSD-Kundenauftragsabwicklung zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass einmal gespeicherte Kunden- und Projektdaten durchgängig genutzt werden können:
Ob Adress- oder Stammartikeldaten, Textbausteine oder beschreibende Grafiken – alle Dokumente bauen auf denselben Basisdaten auf.
⇒ Vorteil: Zeitersparnis und Fehlervermeidung!

Ein einheitliches Layout sorgt darüber hinaus bei allen Dokumenten für einen durchgängigen Unternehmensauftritt. Die OSD-Kundenauftragsabwicklung lässt keine Wünsche offen.

Haupt-Aufgaben

Die Hauptfunktionen dieses Moduls unterstützen bei den folgenden Aufgaben:

  • Angebote
  • Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine
  • Rechnungen
  • Teil- und Schlussrechnungen
  • Anzahlungsrechnungen
  • Abschlagsrechnungen
  • Bauleisterrechnungen
  • Rechnungskorrekturen (Gutschriften)
  • Freie Belege
  • Überweisungen
  • Lastschriftverfahren

Daten-Zugriff

Sie können auf alle gespeicherten Daten zugreifen:

  • Adressdaten
  • Stammartikel mit ausgefeilter Beschreibung, Preise, Grafiken/Bilder etc.
  • Textbausteine für Vor- und Schlusstexte eines Angebotes, einer Auftragsbestätigung, eines Lieferscheines, einer Rechnung
  • Grafiken in Vor- und Schlusstext
  • Zahlungs- und Lieferbedingungen
  • Weitere Bedingungen vom Anwender frei definierbar
  • Freie Textgestaltung
  • Rabattstaffelung – durch eine beim Kunden (Adresse) hinterlegte Zuordnung können Verkaufspreise auf Positionsebene des Beleges mit zusätzlichen, mengen- und/ oder umsatzabhängigen Rabattstaffelungen verarbeitet und bewertet werden
  • Fremdsprachentexte, Textvarianten für Stammartikel
  • Folgebelege
  • GAEB-Dateien einlesen
  • GAEB-Dateien erstellen

Galerie

Möglichkeiten der Belegerstellung

In allen OSD-Programmen werden branchenspezifische Anforderungen berücksichtigt.
Folgende Möglichkeiten können bei der Belegerstellung genutzt werden:

  • Prozentuale Zu- und Abschläge bei gespeicherten Preisen der einzelnen Positionen
  • Alternativpositionen (z. B. unterschiedliche Ausführungen in der Oberfläche)
  • Zusammenfassung mehrerer Positionen zu einem Jumboartikel (z. B. einzelne Küchenschränke, die zu einer Küchenzeile zusammengefasst werden)
  • Bildung von Zwischensummen und/oder Teilsummen
  • Zusammenfassung zu Titeln (z. B. Küche, Schlafzimmer)
  • Automatisches Durchnummerieren der Belegpositionen
  • Aufmaßeingaben zur Ermittlung der Gesamtmengen
  • Zuordnung Mehrwertsteuerschlüssel und Erlöskonten zu einzelnen Belegpositionen
  • Positionspreiskalkulation
  • Bauleisterrechnungen, Bruttoverrechnung
  • Positions- und Belegnotizen
  • Automatische Wiedervorlage von Belegen in Outlook und Tobit/David
  • Gewichtsinformation zur Ermittlung eines Ladegewichtes
  • Bruttopreiseingabe
  • Textposition

Durchgängige Nutzung
der Daten

Die einmal erfassten Daten eines Belegs können für die nachfolgenden Belege weiter genutzt werden.

  • Beim Erstellen eines Beleges (z. B. Auftragsbestätigung) können Sie auf bereits gespeicherte Daten (z. B. Angebot) zugreifen. Die Daten sind sofort wieder abrufbar für das Erstellen von Lieferschein,
    Rechnung sowie Teil- und Schlussrechnung/A-conto-Rechnung. Für viele Anwender wichtig: Trotz Änderungen in der Auftragsbestätigung bleibt das ursprüngliche Angebot bestehen.
  • Eventuelle Änderungen bei Leistungen und Preisen können Sie natürlich sofort vornehmen. Die Vor- und Schlusstexte des Angebotes werden durch Textbausteine einfach passend für die Auftragsbestätigung ausgetauscht.
  • Folgebeleg: Es ist möglich, aus erstellten Belegen ohne Neuanlage oder Übernahme aus dem Vorbeleg einen Folgebeleg zu erzeugen.
  • Alle Belege können via E-Mail verschickt werden, so auch revisionssichere Rechnungen
  • Möglichkeit der Ausweisung haushaltsnaher Dienstleistungen/Handwerkerleistungen

Auswertung und Listen

Auch bei möglichen Auswertungen können Sie die gespeicherten Daten nutzen und eine Vielzahl von Listen erstellen:

  • Angebotslisten, z. B. sortiert nach dem Nachfassdatum
  • Auftragsbestätigungen, Auftragseingänge
  • Rechnungslisten mit unterschiedlichen Sortiermöglichkeiten
  • Rechnungsausgangsbuch
  • Auftragsverfolgung, Belegstatus
  • Umsatzstatistiken
  • Stammartikelausdrucke als Verkaufsunterlagen
  • Stammartikelstatistik (sortiert nach Umsatzanteilen)

Belegauswertungen

Durch die Belegauswertungen erhalten Sie ein Analysewerkzeug innerhalb der Kundenauftragsabwicklung, das Antworten auf Fragen liefert, wie z. B.:

  • Welche Angebote sind zum Auftrag geworden?
  • Wie hoch war der Umsatz im lfd. Monat, im lfd. Jahr oder im Vorjahr?
  • Welcher Vertriebsmitarbeiter generiert welche Aufträge?
  • und viele andere statistische Auswertungsmöglichkeiten

Alle individuellen wiederkehrenden Fragestellungen lassen sich speichern und so auf Knopfdruck wieder abrufen. Zur weiteren Bearbeitung ist auch eine Datenausgabe im csv-Format an Excel möglich.

Raumorganisation

Bei Objekteinrichtern wird häufig eine Vielzahl von Räumen oder Bereichen, oft verteilt auf unterschiedliche Etagen oder Gebäude, mit verschiedenen Einrichtungselementen versehen. Bei Planung, Ausführung, Auslieferung und Montage bietet die Raumorganisation einen besseren Überblick.

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Prospekt: OSD-Branchenprogramm